Privacy- en cookiereglement EVM

In dit Privacy- en Cookie-Regelement hebben de verder in dit Privacy- en Cookie-Regelement geschreven begrippen de volgende betekenis, waarbij het meervoud het enkelvoud omvat en vice versa:

1. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming: Europese wetgeving betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens per 25 mei 2018;
2. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
3. Betrokkene: De natuurlijke persoon waarop de persoonsgegevens betrekking hebben waaronder, doch niet uitsluitend:, examen-/toetskandidaten, medewerkers, opdrachtnemers, examinatoren, bestuurs- en commissieleden, leveranciers;
4. Derde: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
5. Persoonsgegevens: Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
6. Privacy- en Cookie-Regelement: het onderhavig regelement;
7. (Verwerkings)Verantwoordelijke: De partij die het doel van en de middelen vaststelt voor de verwerking, neemt het initiatief tot de verwerking;
8. Verwerker: Degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
9. Verwerking: Iedere verwerking van persoonsgegevens, zoals opslaan, inzien, wijzigen, doorsturen zonder inzage, verwijderen, etc.
10. EVM: de Stichting Examen- en Certificeringsinstituut Plaagdierbeheersing;

Dit Privacy- en Cookie-Regelement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van aanvragers van examens en toetsen bij EVM, van examen- en toetskandidaten, hun opleiders, medewerkers, opdrachtnemers, examinatoren, bestuurs- en commissieleden en overige betrokkenen, alsmede op de niet geautomatiseerde verwerking van dergelijke Persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

1. EVM hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens. In dit regelement beschrijft EVM hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan om daarmee te voldoen aan de vereisten uit de AVG.
2. De door EVM uitgevoerde gegevensverwerkingen hebben de volgende doeleinden:
   a. examen- en toetsaanmelding en toelatingscontrole;
   b. het plannen van examen- en toetsdata;
   c. het afnemen van examens en toetsen en het controleren van de identiteit van de kandidaat;
   d. berekenen, vastleggen en inning van verschuldigde examen- en toetsgelden;
   e. vastleggen van examen- en toetsresultaten;
   f. het voeren van examineringsbeleid;
   g. het uitgeven van certificaten en bewijzen van vakbekwaamheid;
   h. het voldoen aan wettelijke voorschriften;
   i. een praktische uitwerking geven aan de bepalingen van de AVG.
3. Dit Privacy- en Cookie-Regelement is van toepassing op alle werkzaamheden voor en in verband met de examinering vanuit en door EVM en heeft betrekking op de in bijlage 1 genoemde verwerkingen van persoonsgegevens.

Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens binnen EVM kunt u contact opnemen met:

Mw. G. Jansen
Nudepark 145
6702 DZ Wageningen
Tel 0317 424882
info@evm.nl
KvK nummer: 09146637

EVM verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u, of uw werkgever, deze gegevens aan ons heeft verstrekt. EVM respecteert uw privacy en beschermt de persoonsgegevens die u met ons deelt.

1. EVM verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met dit Privacy- en Cookie-Regelement op behoorlijke en zorgvuldige wijze en alleen voor de in dit Privacy- en Cookie-Regelement bepaalde doeleinden.
2. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. EVM verwerkt persoonsgegevens slechts voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

1. EVM verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
2. het voldoen aan verplichtingen vanuit wet- en regelgeving;
3. ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst;
4. om onze gerechtvaardigde belangen of van een derde te behartigen;
5. noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

1. Persoonsgegevens worden uit de digitale systemen verwijderd, zodra hun aanwezigheid niet langer noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en vervolgens werden geregistreerd.
2. EVM bewaart persoonsgegevens uitsluitend langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze alleen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.
3. EVM hanteert een bewaarschema voor het bepalen van de bewaartermijnen van de opgenomen persoonsgegevens, zie hiervoor Bijlage 1.

EVM voert passende technische en organisatorische maatregelen uit om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen.

1. Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is schriftelijke toestemming van de betrokkene vereist, tenzij de verstrekking voortvloeit uit het doel van de verwerking. Gegevens met betrekking tot de examenresultaten worden verstrekt aan de aanvrager van het examen (veelal de contactpersoon van de werkgever van de betrokkene), mits hier vooraf door betrokkene toestemming voor is gegeven.
2. Uit een verwerking kunnen ook in andere gevallen dan omschreven in het eerste lid van dit artikel persoonsgegevens, alleen bestaande uit naam, adres, woonplaats, postcode en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens aan een derde op diens verzoek worden verstrekt. Het verzoek vermeldt het doel waarvoor de gevraagde gegevens zal worden gebruikt. Tot verstrekking wordt niet overgegaan indien dit doel onverenigbaar is met de belangen van EVM of indien de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene onevenredig wordt geschaad.
3. Alle beslissingen met betrekking tot verstrekkingen aan derden in voorgaande leden bedoeld, zijn, voor zover niet gemandateerd aan de verwerker, voorbehouden aan de verantwoordelijke.
4. Indien gegevens naar het buitenland worden verzonden, is dit alleen naar landen met een passend beschermingsniveau.

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit Privacy- en Cookie-Regelement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

de verantwoordelijke,
Naam en adres: T.a.v. Mw. G. Jansen
Nudepark 145
6702 DZ Wageningen

de binnen EVM geboden mogelijkheid voor onafhankelijke klachtenbehandeling door de klachten- en bezwarencommissie,
Naam en adres: T.a.v. mw. A. Minnen
Nudepark 145
6702 DZ Wageningen

De Autoriteit Persoonsgegevens. Op grond van de AVG kan de Betrokkene de Autoriteit Persoonsgegevens verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de Verantwoordelijke in overeenstemming is met de AVG.

Middels dit privacyregelement informeert EVM betrokkene waarvan de persoonsgegevens worden verkregen onder andere over de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, de wijze waarop EVM omgaat met de persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen en de rechten van de betrokkene.

Een verzoek van een betrokkene om informatie over hem / haar betreffende gegevens in de digitale systemen van EVM, dan wel over de verstrekking van dergelijke gegevens aan derden wordt persoonlijk dan wel schriftelijk, onder overlegging van een legitimatiebewijs respectievelijk een duidelijke kopie daarvan, ingediend bij de verwerker, en door deze binnen vier (4) weken na ontvangst beantwoord. De verwerker vergewist zich van de identiteit van de verzoeker.

1. Indien betrokkene hierom verzoekt, worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door hem / haar afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
2. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem / haar betrekking hebbende gegevens die in de verwerking voorkomen indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd zijn met een wettelijk voorschrift.
3. De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier (4) weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
4. De verantwoordelijke zorgt ervoor, dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. De betrokkene kan EVM verzoeken om vernietiging van op hem / haar betrekking hebbende gegevens.
2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
3. De verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie (3) maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

1. De betrokkene kan EVM verzoeken om de op hem/haar betrekking hebbende gegevens die EVM verwerkt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, over te dragen op een derde.
2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
3. De verantwoordelijke vernietigt de gegevens binnen drie (3) maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

1. EVM beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de in dit Privacy- en Cookie-Regelement genoemde verwerkingen. De betrokkene kan verzoeken om beperking van de gegevensverwerking indien de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking, de gegevens feitelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig of niet meer nodig is.
2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek beperking schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
3. De verantwoordelijke beperkt de gegevensverwerking binnen drie (3) maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

Naast het recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit heeft u met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten:

1. het recht om uw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van uw persoonsgegevens daarop is gebaseerd;
2. het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
3. het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van EVM of een derde (afhankelijk van uw persoonlijke omstandigheden).

Op de website van EVM worden algemene bezoekgegevens, zonder deze bezoekers te identificeren, bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Op deze wijze kan EVM haar dienstverlening aan u verder verbeteren.

EVM maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens die of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat. De sessie-cookie bevat geen persoonsgegevens en dient enkel om het gebruik van de EVM-site voor u gemakkelijker te maken.

1. Wijzigingen van dit Privacy- en Cookie-Regelement worden vastgesteld door het bestuur van EVM, op voorspraak van de verantwoordelijke.
2. De wijzigingen in het Privacy- en Cookie-Regelement zijn van kracht vier (4) weken nadat ze bekend zijn gemaakt via de website van EVM.

1. Op de Gegevensverwerking zijn de bepalingen van dit Privacy- en Cookie-Regelement en de AVG van overeenkomstige toepassing. In die gevallen waarin het Privacy- en Cookie-Regelement, noch de wet voorziet, beslist het Bestuur van EVM.
2. De vaststelling van dit Privacy- en Cookie-Regelement wordt bekend gemaakt door publicatie op de website van EVM.
3. Het Privacy- en Cookie-Regelement wordt ter inzage gelegd bij de administratie van EVM.
4. Desgewenst kan een afschrift van dit Privacy- en Cookie-Regelement worden verkregen.

Dit Privacy- en Cookie-Regelement treedt in werking op 16 oktober 2019, en kan worden aangehaald als Privacy- en Cookie-Regelement EVM.